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DocuSign避坑指南：簽署過程中常見的5大錯誤及解決方法

來源: 元軟商城 2025年07月13日

錯誤1：未正確設置簽名位置

許多用戶在使用DocuSign時常常忽略簽名位置的設置，導致簽署流程中斷。正確的做法是在發送文件前，通過DocuSign的編輯工具明確標注簽名、日期和初始框的位置。DocuSign提供了拖放功能，可以輕松設置這些字段。如果未正確設置，接收方可能無法完成簽署，從而延誤整個流程。建議在發送前預覽文件，確保所有簽署區域清晰可見。錯誤2：忽略身份驗證設置

DocuSign提供了多種身份驗證選項，包括短信驗證、電子郵件驗證和知識型驗證（KBA）。許多用戶為了簡化流程，跳過了這一步驟，導致文件安全性降低。尤其是在處理敏感文件時，建議啟用DocuSign的身份驗證功能，以確保簽署方的真實性。這不僅符合合規要求，還能有效防止欺詐行為。錯誤3：未設置簽署順序

對于需要多方簽署的文件，DocuSign允許用戶設置簽署順序。但許多用戶未利用這一功能，導致簽署流程混亂。合同可能需要先由法務部門簽署，再由CEO終確認。通過在DocuSign中設置簽署順序，可以避免文件被錯誤地發送給不相關的人員，從而節省時間并提高效率。錯誤4：未及時跟蹤簽署狀態

DocuSign提供了實時跟蹤功能，允許用戶查看文件的簽署狀態。許多用戶忽視了這一功能，導致未能及時發現簽署延遲或問題。建議定期登錄DocuSign平臺查看簽署進度，并設置郵件或短信提醒，以便在文件簽署完成或出現問題時第一時間收到通知。錯誤5：未妥善保存簽署完成的文件

簽署完成后，DocuSign會自動生成一份帶有數字簽名的PDF文件。但許多用戶未及時下載或保存這些文件，導致后續需要時無法快速找到。建議在簽署完成后立即下載文件，并將其存儲在安全的云端或本地文件夾中。DocuSign還提供了歸檔功能，可以幫助用戶長期保存重要文件。

DocuSign是一款強大的電子簽名工具，但用戶在使用過程中常犯一些錯誤，如未正確設置簽名位置、忽略身份驗證、未設置簽署順序等。通過避免這些常見錯誤，可以顯著提高簽署效率并確保文件的安全性。建議充分利用DocuSign的功能，如身份驗證、簽署順序設置和實時跟蹤，以優化整個簽署流程。

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